深盐档字〔2007〕13号

区属各单位：

　　为了进一步规范文件材料收集、整理和归档、移交工作，统一业务口径，我们就实际工作中常见的业务问题进行了研究，提出了统一的处理意见，现发给你们，请遵照执行。在以后的工作中遇到的档案业务问题，请及时反馈给我局（联系电话：25226627）。

　　盐田区档案局（馆）

　　二○○七年十月二十九日

　　关于档案业务若干问题的处理意见

　　1、立档单位电子文件的定稿和正本是否应当生成纸质版本？是否应当在纸质版正本上加盖形成单位的印章，并由签发人在纸质版定稿上补签名？能否用签发人私章代替？

　　目前，必须实行纸质档案与电子档案并存的“双轨制”模式，即各立档单位除电子版本外，还应当将文件定稿和正本生成纸质版本归档保存。纸质版本应当加盖形成单位印章，纸质版定稿应当由签发人补签名，或者用签发人私章代替签名。

　　2、归档的涉密文件如何整理？

　　归档的涉密文件和非涉密文件分开整理，整理方法相同。不同的保管期限的涉密文件，分别接在非涉密文件相应保管期限之后连接编号，并和非涉密文件一起编制归档文件目录，在目录的“备注”栏标明密级。但涉密文件单独装盒，并在档案盒背脊的最上端标明“涉密”字样。

　　3、数码照片如何归档？

　　每次活动后，要及时把数码照片刻成光盘，同时要加晒一套纸质照片归档。

　　4、新的《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》颁布后，其他各类档案的保管期限如何划定？

　　除文书档案的保管期限应当按照新的规定划分为永久、定期（30年、10年）以外，其他各类档案仍执行国家原有相关规定。

　　5、某年度档案整理编目完毕后，又有新的文件需要归档的，如何处理？

　　按原有的整理方法进行整理，接在当年相应保管期限的档案之后编件号或案卷号。

　　6、填写档案盒和档号章时应使用何种字迹材料？

　　应使用黑色字迹的材料，但已使用其他颜色字迹材料填写的不必改动，保持原有字迹的连续性、统一性。

　　7、如何正确填写备考表？

　　“说明”：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，盒内文件有复印件的也应注明。如没有上述特殊情况，此栏不必填写；整理好以后发生或发现的问题由档案管理人员填写，并签名、标注时间。

　　“整理人（立卷人）”、“检查人”、“时间”：由责任整理者和整理质量审核者签名，并标注时间。档案形成单位委托他人整理的档案，经检查合格后由档案形成单位档案管理人员、有关负责人签名。

　　8、整理档案时是否需要撰写整理说明，如何撰写？

　　每年各类档案整理完毕后应当撰写一份综合性的“档案整理说明”，并放在档案目录之前一起装订。内容包括：单位基本概况（主要职能、机构设置情况等）、本年度主要工作、文件材料收集整理情况（各类文件材料的数量、分类整理方法、完整程度、特殊情况说明等等）。

　　9、区属单位档案可否提前移交区档案馆？

　　凡已经列入区档案馆进馆范围的单位，其档案因场地和存放条件有限，可和区档案馆协商同意后，档案可提前进馆。

　　10、区属单位每年何时报送大事记？

　　区属各单位应于每年2月前，将上年度本单位发生的大事、要事编纂整理（附有关照片），报送区档案馆。

　　11、每年的档案年末立卷检查工作安排在何时进行？

　　各单位档案工作人员必须于每年4月之前将上年度纸质文件和电子文件同时整理归档完毕。从2008年开始，区档案局将于每年4月末采取登陆区电子档案管理系统的方式进行全区档案年末立卷检查，根据档案管理系统内各单位的档案电子数据，对档案整理情况进行逐项考核，并随机抽查部分单位归档纸质文件整理情况。