各街道办事处、中英街管理局，区直各单位，区法院、检察院，区属各企事业单位： 

　　为进一步加强我区机关、团体、企事业单位档案工作，督促各单位做好文件材料的年度归档和科学管理，区档案局于5月2日至5月20日开展了全区档案工作年度检查。此次检查采取两种检查方式：一是区档案局组织检查组对区直机关单位、机关下属单位进行全面检查；二是街道办组织检查组对下属文化站、工作站及居委会进行检查。 

　　检查组对53个受检单位档案工作中的行政管理、基础业务、开发利用和档案管理自动化四个项目进行全面考核检查,共检查文书档案永久7752件、30年2523件、10年9087件，实物档案58件，照片档案1410件，基建档案178卷，会计档案 961卷，专门档案384卷。四个街道办、中英街管理局对下属39个社区工作站、居委会的档案工作进行检查，共计文书档案永久819件、30年1997件、10年283件，实物档案117件，照片档案2233件，会计档案 100卷，专门档案379卷。现将检查情况通报如下： 

　　一、各单位分管领导重视，档案年末立卷整理工作均能按时完成 

　　从此次检查情况来看，绝大部分单位2015年档案归档工作均能按照区档案局要求于4月前完成，档案整理规范，整体保持较高水平。 

　　大部分单位的领导重视档案工作，对本单位的档案工作给予了大力支持。如沙头角街道办、海山街道办、盐田街道办、梅沙街道办、区人大办、区政协办、区纪委、区委组织部、区委统战部、区政法委、区社工委、区信访局、区委党校、区总工会、团区委、区经促局、区教育局、区民政局、区财政局、区人力局、区住建局、区卫计局、区城管局、区机关事务局、区工务局、区采购中心、区物管中心、区卫生监督所等单位工作完成情况较好。沙头角街道办、海山街道办、盐田街道办、梅沙街道办四个街道领导不仅积极支持和过问本单位档案工作，并为街道办档案工作配备了素质好、责任心强的档案工作人员，在做好自身档案工作的同时，及时对下属单位档案工作进行业务指导。 

　　二、各单位档案工作人员整体业务素质较高 

　　大部分单位档案人员工作责任心强，在身兼数职的情况下，认真收集和整理本单位各类材料，及时完成了2015年度档案年末立卷工作。如沙头角街道办潘慧琦、海山街道办许艺煊、盐田街道办周龙、区教育局邱学军、区劳动就业管理办公室罗苹等同志，他们对本单位各类载体文件材料的收集、鉴定、划期、整理和文件汇编等工作质量严格把关，档案整理一直保持较高水平。 

　　大部分单位将涉密档案按档案局要求整理归档、保管，并在各自单位的涉密计算机上进行涉密档案的录入工作，切实加强涉密档案管理，确保了国家秘密文件资料安全。 

　　三、存在的主要问题 

　　检查中发现各单位档案管理工作中存在的主要问题有： 

　　（一）受办公条件所限，部分单位档案存放档案条件较差，未采取防虫防潮措施，部分档案库房未达到温湿度标准，存在档案虫变、霉变的隐患。 

　　（二）按照国家档案局关于电子档案归档采用“双轨制”的规定，电子档案归档时必须将一份纸质档案同时归档。由于电子流转的限制，一些单位文件通过OA办文系统流转后，由系统自行生成的文件处理表上无最终签发人的亲笔签名或印章，不符合档案归档要求。 

　　（三）个别单位的档案材料收集不够齐全、划期不够准确。如将本单位业务工作中形成的文件和材料划为10年保存，而上级部门的与本单位无关的文件和材料则划为永久保存；对本单位非文件性质的材料收集不全，如会议、活动方案、纪录、专项工作情况汇报等，本该集中归档保存的各项工作的材料仍然存放在各个科室，甚至在个人手中。 

　　（四）特殊载体档案归档不够规范。照片档案收集不全、对照片的事由、地点、人物描述不清、说明不完整，其中收集不全的问题比较突出，如：领导任免类照片未及时更新，缺少与本单位有关的重要政务活动类照片。 

　　（五）划分归档范围和保管期限不够准确。有些单位对《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的理解把握不够准确，贯彻落实还不够彻底，如将本单位业务工作中的形成的文件和材料错误划为短期保存；如未将文件处理表、文件定稿（底稿）、附件等作有效的收集归档。 

　　（六）档案条目著录不够准确。一些单位在对会议纪要类型、审批类型、批示与复函类型文件的著录题名过于简单，难以反映与本单位相关具体情况，不便于以后的查找利用。 

　　以上情况，在一定程度上影响了档案基础资源建设，给档案的利用带来不便利。 

　　在检查中，对存在以上问题的单位，检查组已当面提出，并限期改正。希望各单位一如既往的贯彻和执行《中华人民共和国档案法》，增强档案管理工作力度。档案工作人员切实提高档案工作意识，继续加强档案业务学习，认真总结档案工作经验，共同推动我区档案工作的进一步发展。 

　　盐田区档案局（馆）

　　2016年5月19日