各有关单位：

　　为规范盐田区档案信息综合管理平台中文件、档案、资料的著录工作，更好地开发档案信息资源，实现档案馆的档案信息资源共享，特制订《盐田区档案信息综合管理平台著录规则》，请遵照执行。

　　盐田区档案局（馆）

　　2018年8月6日

　　盐田区档案信息综合管理平台著录规则

　　1适用范围

　　1.1 内容范围：本规则规定了单个文件、案卷的元数据项目、标识符号、采集信息源等著录元素及著录要求，适用于各类归档文件（含案卷、资料等）计算机机读目录的著录工作。

　　1.2 应用范围：本规则适用于使用盐田区档案信息综合管理平台（以下简称区档案管理平台）的党政机关、事业单位、社会团体及其他单位。

　　2 参考标准

　　DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案

　　DA/T18-1999 档案著录规则

　　GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

　　DA/T13-1994 档号编制规则

　　DA/T 22-2015 归档文件整理规则

　　DA/T1-2000 档案工作基本术语

　　GB/T 15418-2009档案分类标引规则

　　3 条文说明

　　3.1 符号说明

　　本规则所涉及的标识符，如=、-、/、[ ]、?、:、( ) 等，在计算机著录时，一律用半角输入（顿号、书名号例外），即在计算机存储时占用一个字节。各类符号作用如下：

　　3.2 著录文字说明

　　一律用规范简体汉字著录，遇到繁体字、异体字、不规范简体字，用规范简体汉字代替，计算机字库没有的字用“？”代替。

　　3.3 著录属性说明

　　3.3.1 必录项

　　因各类归档文件著录项目存在差异，必录项也有所不同，但一般应保证以下必录项：正题名、责任者、成文日期、年度、档号构成项、页号或页数、保管期限。与档案内容有关的当事人姓名、当事人身份证号、立档单位名称、立档单位组织机构代码等也应著录齐全。

　　3.3.2 计算机采集项

　　对与归档文件有关的历次操作、操作人、操作时间、操作人所属部门、操作结果等管理过程元数据由计算机采集，背景及结构元数据、内容元数据尽可能做到计算机采集，不能计算机采集的宜采用人工采集方式补齐。

　　区档案管理平台将以下著录项目定为自动生成项：全宗号、全宗名称、分类号、分类名称、著录人、著录日期、档号、项目号、案卷号、件号或卷内文件顺序号、立档单位名称、立档单位组织机构代码、电子文件产生程序、电子文件名、文件格式、电子文件类别、文件大小等文件办理或档案管理过程产生的背景信息和技术元数据。

　　4 采集信息源

　　在进行归档文件著录时，从以下渠道获取著录信息：

　　4.1 采集元数据来源于被采集的归档文件、案卷。

　　4.2 单份文件采集时，主要依据封面、文头、文件题名、文件内容、文尾及印章、签名等。

　　4.3 案卷采集时，主要依据案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、备考表及卷内文件内容等。

　　4.4 采集信息源不足时，参考其他有关档案、资料。

　　5 著录元素和著录规则

　　5.1 题名项

　　题名是指表达档案主题内容、形式特征的名称。

　　5.1.1 一般文件只有正题名，有些文件的题名由正题名、并列题名和副题名组成，其完整著录格式为“正题名= 并列题名：副题名”。

　　5.1.1.1正题名

　　（1）正题名是文件、档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，正题名一般照原文著录。

　　（2）单份文件没有题名的，依据其内容拟写题名，并加 “[ ]”号。

　　（3）题名不能反映文件内容的，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，并加“[ ]”号。

　　例：原文题名是“会议通知”，著录时要根据通知内容，将题名著录为“会议通知[关于……的会议通知]”。

　　（4）文件内容涉及的主要人名、地名、机构名、产品名、事件名、证件号等应在正题名后加“（ ）”进行说明，多项同类内容间用“/”分隔。

　　（5）报纸期刊类文件在著录报纸期刊名称及期数后，加 “（ ）”补充著录该期每篇文章或若干篇主要文章的标题，不同文章标题间用“/”分隔。

　　（6）公证书、判决书等格式化文件，应在文件题名后加“（ ）”，说明该文件的核心内容。

　　例：文件题名是“公证书”，著录时要注明公证事项，将题名著录为“公证书（中国银行XX支行与XX公司于2017年8月1日签订的抵押贷款合同）” 。

　　（7）音频视频档案、照片档案中出现的主要人物，应在音频视频题名或单张照片题名中注明该人物的姓名、单位、职务及照片中所在位置。

　　5.1.1.2 并列题名

　　并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照出现的题名，并列题名与正题名一并著录，与正题名间用“＝”连接。

　　例：现代科技对文化产业发展的影响=Impacts Of Modern Science And Technology On The Development Of Culture Industy

　　5.1.1.3 副题名

　　副题名是解释或归属于正题名的另一题名，副题名与正题名一并照实著录，与正题名间用“:”连接。

　　例：学习开阳经验，创建精品工程，推动我省大型基础设施建设和管理水平上新台阶：广东省省长黄华华在开阳高速公路建设经验推广会上的讲话

　　5.1.2 案卷题名、资料题名、附件题名及其它在文档管理中出现的说明性题名参照5.1.1要求著录。

　　5.1.3 同类活动形成的一系列文件单件归档时，应在每份文件题名后加“（）”注明该活动的名称。

　　5.2文件编号

　　文件编号是指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，如发文字号、营业执照编号、组织机构代码、纳税编号、案件编号、学籍编号、科研试验报告流水号、标准编号、图纸图号、报表编号、证书编号、书（刊）号、产品生产序列号等。

　　5.2.1 文件编号一般按原文著录，同一文件著录多个文件编号时，文件编号之间用“/”分隔。

　　5.2.2 文件编号中的年度统一用4位阿拉伯数字表示。

　　例：某单位档案中文件编号出现“深档[96]38号”、“深档[1996]39号”，著录时将年度统一为“[1996]”。

　　5.2.3 公文发文字号中的年度标识符号统一用半角“[ ]”。

　　例：某单位档案中文件编号出现“深档[2004]24 号”、“深档〔2004〕25 号”、“深档﹙2004﹚26 号”，著录时将年度标识统一为“[ ]”。

　　5.2.4 公文发文字号的结构形式统一为“机关代字[年度]发文顺序号”。

　　例：某单位档案中文件编号出现“深档[80]4号”、“深档〔1980〕05号”、“﹙80﹚深档 6号”， 著录时统一为“深档[1980]4号、深档[1980]5号、深档[1980]6号”

　　5.3 责任者

　　责任者，是指对文件内容进行创造、负有责任的组织机构或个人,如文件形成者、证书审批机关、照片拍摄者、视频摄录者、图表绘制者、书刊作者等。

　　5.3.1 责任者照实著录，著录多个责任者时，责任者之间用“/”隔开。组织机构责任者应著录规范全称，著录时不应出现空格。当文件落款机构名称与印章不一致时，以印章机构名称为准。

　　例 1：多个责任者：深圳市盐田区人民政府办公室/深圳市盐田区工程事务局 。

　　例 2： 盐田区人民政府办公室，不能简称为“盐田区府办”或“区府办”，而应著录为“深圳市盐田区人民政府办公室”。

　　5.3.2 文件未署名责任者，经考证得出的责任者，加“[ ]”号，考证不出责任者或责任者考证根据不足的，加“？”号。

　　例 1： [沙头角镇政府？]

　　例 2： [？]

　　5.3.3 文件所署责任者为别名、笔名时，先按原文著录，再将其真实名称附后并加“( )”

　　例：(民国)鲁迅(周树人)

　　5.3.4 外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“( )”。

　　例：(美)爱因斯坦(Einstein，A.)

　　5.4时间项

　　时间项是指文件、档案、资料在形成、流转、归档、保管、利用、统计等过程所涉及的日期或时间。

　　5.4.1 成文日期：是指文件形成的时间，一般为文件落款日期。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布日期，条约、合同、协议为签署日期，学术论文为发表日期，照片、录音、录像为摄录日期等。

　　5.4.1.1 成文日期用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年（使用公元纪年），第5-6位表示月，第7-8位表示日。

　　5.4.1.2 文件中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应换算为公元纪年著录，并在“备注”中注明原文日期情况。

　　例：文件日期为“民国三十年八月十三日”，则在“成文日期”中著录“19410813”。

　　5.4.1.3 同一文件多个日期或有起止日期的，著录最晚的日期。没有文件日期、文件日期不完整或日期字迹不清的，应根据档案内容、纸张特点、字迹特点、相关档案年度、归档年度等要素综合考证出日期。确实考证不出，可根据考证要素著录近似年度，月日用“01”代替，并在“备注”中注明原文日期真实情况和考证情况。

　　例 1：某文件不知道形成日期，经考证日期为“1986年3月12日”，则在“成文日期”项著录“19860312”，并在“备注”中著录“原文没有日期，著录日期为考证日期”。

　　例 2：某文件年度为“1971”年，没有月日且无法考证，则在“成文日期”项著录“19710101”，并在“备注”中著录“原文月日不明，著录日期为考证日期”。

　　例 3：某文件日期为“3月26日”，没有年度，考证年度为“1992年”，则在“成文日期”项著录日期为“19920326”， 并在“备注”中著录“原文年度不明，著录年度为考证年度”

　　5.4.2案卷著录界面中的年度，著录本卷卷内文件成文日期中的最晚年度。

　　5.4.3 文件著录界面中的时长用阿拉伯数字表示，采用 24 小时制，时、分、秒均用两位阿拉伯数字表示，其间用“：”分隔，起止时间之间用“/”分隔。

　　例：某一活动录像归档后的播放时间为5分18秒，在“时长”项著录“00：05：18”。

　　5.4.4 照片、音视频档案的日期著录原始影像或音频视频形成日期，而不是翻拍日期或刻录光盘日期。

　　5.5 人名项

　　是指归档文件内容当事人的姓名，如纳税人、企业法人、被保险人、案件当事人、事项经办人、产权人、声像档案中的主要人物、图纸绘图人等。

　　5.5.1 必要时应在人名后用（ ）说明人物的职务、在照片中的位置等内容，涉及多个人名时，用“/”分隔。

　　例 1：文件中主要人物的著录：张三（深圳市某局局长） /李四（盐田区某局局长）

　　例 2：照片中主要人物的著录：深圳市某局局长张三（前排右三）/盐田区某局局长李四（前排左二）

　　5.5.2 同一人名中间不应有空格。

　　例：“黄芳”不能著录为“黄 芳”

　　5.5.3 人名对检索档案至关重要，必须著录准确、齐全。如人名过多，在“人名”项著录不完时，可在“备注”中继续著录。

　　5.6机构项

　　是指与档案内容密切相关的组织机构名称，如工商登记档案的企业名称、税务档案的纳税企业名称、科研档案的项目承担单位名称、行政许可档案的当事机构、政府采购档案的采购单位、基建档案的建设单位、设计单位、施工单位等。机构名称照实著录，涉及多个机构时，用“/”分隔。

　　5.7公开级别

　　是指文件、档案、资料在区档案管理平台中的利用范围等级，分为密件、内部、国内、公开四个等级，著录时用汉字表示。“公开级别”等级按照国家、省市及本单位有关信息公开方面的规定，并结合 5.7.1 和 5.7.2 要求判定。

　　5.7.1 区档案管理平台为非涉密信息管理系统，严禁著录上传密件（指绝密、机密、秘密文件）。涉密档案应按规定著录在涉密单机并妥善保存。对已升、降、解密的档案，应按最终公开级别重新著录。

　　5.7.2 只对本单位人员公开的文件，公开级别著录为“内部”；可在区档案管理平台内公开的文件，公开级别著录为“国内”；《中华人民共和国政府信息公开条例》规定公开的，可对社会公众公开查阅的文件，公开级别著录为“公开”。

　　5.8密级

　　指文件保密程度的等级,分为绝密、机密、秘密、内部、国内、公开六个级别。其中绝密、机密、秘密选项仅起系统管控作用，不可著录上传；内部、国内、公开三个等级参照 5.7 判定。

　　5.9页数

　　是指归档文件的有效页面数，用阿拉伯数字表示，单件归档时一般为必录项。案卷著录界面中的页数为本卷卷内文件页数之和。

　　5.10页号

　　是指组卷归档时卷内文件有效页面的顺序号，用阿拉伯数字表示。卷内每份文件页号分为开始页号和结束页号两个著录项，一个案卷内的页号不应有空号。

　　5.11 地址项

　　是指文件内容所涉及的地点，如城建档案中的工程地、户籍档案中的居住地、婚姻（或人事）档案中的出生地、房地产档案中的房产座落、工商登记档案中的企业地址等。照实著录。

　　5.12 项目名称

　　是指业务办理过程中确定的事项名称。如一个基建项目、审批项目、采购项目及按一人一档、一车一档、一企一档、一案一档、一房一档等跨年度或动态形成的档案，一般按项目整理归档。项目名称照实著录。

　　5.13 项目编号

　　是指归档项目代码。同一立档单位同类档案中每个项目的编号应唯一，项目编号采用阿拉伯数字表示。

　　5.14 份数

　　是指立卷归档中每个案卷包含的卷内文件的数量，一般用阿拉伯数字表示。

　　5.15 全宗名称

　　指立档单位名称，在区档案管理平台中全宗名称由系统自动生成。如单位更名应及时通知区档案局更改全宗名称。

　　5.16全宗号

　　是指档案馆在管理档案过程中，赋予每一个全宗的代码。用字母加阿拉伯数字表示。全宗号由档案馆统一分配并在区档案管理平台中配置，配置后由系统自动生成。

　　5.17 档案类别

　　归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。档案门类名称由区档案局和立档单位根据档案实际情况共同研究确定，由区档案局统一配置。

　　5.18 分类号

　　是指全宗内文件、档案、资料分类的代号。需根据《中国档案分类法》和GB/T 15418-2009档案分类标引规则国家标准的有关规定著录。

　　5.18.1 同一个全宗每类档案均需编分类号，不能重号。

　　5.18.2 分类号由区档案局和立档单位根据档案实际情况共同研究确定。

　　5.19 保管期限

　　是根据档案价值确定的档案保存年限，按归档时判定的档案保管期限著录。

　　5.20件号

　　是指单件归档时某类或某年度内每份文件的排列顺序号。件号用阿拉伯数字表示，在区档案管理平台中由系统自动生成。

　　5.21 案卷号

　　是指一个分类内某个项目或某一年度下每个案卷的排列顺序号，用阿拉伯数字表示，在区档案管理平台中由系统自动生成。

　　5.22 卷内文件顺序号

　　卷内文件顺序号是指立卷归档时同一案卷内每份卷内文件的排列顺序号，用阿拉伯数字表示，区档案管理平台中由系统自动生成。

　　5.23档号

　　是指以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，档号具有唯一性、稳定性。在区档案管理平台中由系统自动生成，系统自动生成后，不可随意修改。

　　5.24库房位置

　　是指实体档案存放的库房编号、箱柜或密集架的编号，照实著录。

　　5.25 载体类型

　　是指档案信息物理存储介质的种类及其代码，包括唱片（RCD）、胶片（FLM1）、胶卷（FLM2）、录音带（TP）、录像带（VTP）、硬盘（HD）、光盘（CD）等，载体类型用汉字表示，载体类型代码用载体类型名称的英文字母缩写表示。

　　5.26 缩微号

　　是指文件、档案、资料的缩微品编号，照实著录。

　　5.27 摘要

　　是对文件、档案、资料内容的简介，应反映主要内容、重要数据等，著录时一般不超过300 字。

　　5.28 稿本

　　是指文件在撰写、审核、印制过程中形成的在内容、形式、作用上有所不同的文稿、文本。区档案管理平台中稿本分为“正本”、“草稿”、“其它”三个选项。

　　5.29 备注

　　用于记录对文件、档案、资料进行解释或补充说明的事项。

　　6 附则

　　6.1 为实现档案一体化管理，各单位前端业务管理系统宜参考本规则补充或修订有关著录字段，使有关字段著录与本规则一致。

　　6.2 本规则由盐田区档案局负责解释和修订。

　　6.3 本规则自发布之日起执行。