近年来,广东省深圳市盐田区档案馆以习近平总书记提出的档案工作“三个走向”重要论述为遵循,以数字档案馆建设为契机,实施数字转型战略,推进档案工作转型升级,取得显著成效。2019年7月,区档案馆被认定为“国家级数字档案馆”。在此基础上,区档案馆以档案信息资源数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、服务快捷智能化为目标,充分依托电子政务等平台,不断升级完善数字档案馆系统,加速推进电子文件归档与单套制试点工作,创新探索档案管理智慧化模式,全面提速档案信息化建设,助推全区档案工作提档升级。

夯实基础 不断丰富数字档案资源

   盐田区档案馆坚持把数字档案资源建设作为重点工作,按照“存量数字化、增量电子化”要求,不断丰富馆藏资源,优化馆藏结构,建立涵盖所有档案信息的资源总库,为数字档案馆建设奠定基础。

   为实现存量数字化,根据馆藏档案重要程度和利用率,区档案馆分步骤有计划地开展馆藏传统载体档案数字化工作,档案数字化过程严格按照有关要求,做好档案交接、整理、扫描,数据校对、挂接、质检以及数字化设备安全检查等环节。同时,依照有关规范和标准,对馆藏档案条目信息进行核查,消除著录不准确等情况,进一步确保馆藏档案数据准确、规范、完整。截至2022年底,区档案馆馆藏各类档案约38万件8.6万卷,馆藏档案目录数字化率达100%,全文数字化率达92%。

   为实现增量电子化,区档案馆根据《党政机关电子公文归档规范》《电子档案移交与接收办法》等相关标准和规定,与区政务服务数据管理局等相关部门积极协作,实现数字档案馆系统与OA系统无缝对接,开展电子文件在线归档和电子档案移交接收工作。数字档案馆系统可接收文书、照片、音频、视频等多种类型档案,现已接收50余家立档单位的电子文件6万余件。

数字赋能 倾心打造特色数字档案馆

   盐田区数字档案馆以“三网四库”为基本架构。其中,“三网”是指在局域网搭载“盐田区数字档案馆系统”,实现馆藏档案数据的安全保存、妥善管理和有效利用;在政务网搭载“盐田区档案信息综合管理平台”,实现电子文件有效归档和移交;在因特网运行“盐田档案与史志信息网”,作为对外展示宣传、交流互动和资源共享利用的重要平台。“四库”包括收集库、管理库、长期保存库和利用库,“四库”相互支撑,构建起档案资源管理体系和信息安全保障体系。

   一是打造基于国产化环境下的数字档案馆系统。盐田区数字档案馆系统于2022年完成全部软硬件的适配改造,使用一系列国产正版软硬件设施设备。二是档案库房和档案实体智能化管理。区档案馆建设智慧档案库房管理系统,整合集成库房智能密集架、恒温恒湿空调、库房门禁、视频监控等设备,通过实体档案管理模块,实现设备间的数据共享与智能联动,全方位保障档案库房和档案实体的安全。智慧档案库房管理系统与数字档案馆系统形成无缝对接及数据同步,实现馆藏数字档案全流程管理。三是大OA环境下的文档一体化、馆室一体化。盐田区直各机关单位均统一使用OA系统,为全区“文档一体化、馆室一体化”发展奠定基础。在区数字档案馆系统部署立档单位数字档案室,面向全区各单位推广使用。现已有60余家区属单位档案室纳入盐田区数字档案馆平台统一管理,实现区直机关单位和街道办事处全覆盖。下一步,区档案馆将以部分社区为应用试点,进一步向基层延伸覆盖,形成“区—街道—社区”档案网络体系。四是电子文件“生命周期”全过程记录。盐田区数字档案馆实现与OA系统的无缝对接,保障电子文件的完整性,避免了电子文件在不同系统之间转换可能出现的元数据被修改或缺失问题;通过无遗漏接收电子文件流转的签发、修改、审阅、处理等过程性信息,实现电子文件流转轨迹完整可追溯,保障了电子文件的原始性;通过标准封装等技术,保障了电子文件的真实性和可用性。五是电子公文单套制归档管理探索。区档案馆结合盐田实际情况,切实推进来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套归档。以数码照片和部分保管期限为10年的文书档案为试点,积极探索一套符合盐田实际的电子文件单套归档和管理流程。2019年,区档案馆以电子照片归档为切入点,升级建设照片档案管理子系统,现已有51家立档单位实行电子照片“单套制”归档管理。2021年,区档案馆试行电子文件“单套制”归档管理,对保管期限为10年及以下、可通过系统检测的电子文件,直接在线归档至档案管理系统,无需打印相应的纸质版文件归档。

主动作为 着力提高数字档案资源开发利用水平

   盐田区档案馆践行以人民为中心的发展思想,优化档案利用流程,提升档案服务质量与水平,充分发挥档案工作存史资政育人作用。

   在服务方式多样化方面,区档案馆在展览厅、查阅大厅等服务场所为群众提供自助式阅览、多媒体展示及授权查档等多种现场查档方式,并提供“盐田档案与史志信息网”“深圳档案”微信公众号等预约查档服务,形成全方位的档案服务体系。在资源共享化方面,区档案馆及时开展档案开放鉴定工作,分期公布开放档案。有效开发档案资源,编撰《盐田口述史》《盐田党史大事记》等,开展“档案——我们共同的记忆”“党史百年 盐田印记——盐田区红色记忆图片展”等主题宣传展,开辟“回望盐田历史图片展”等网上专题档案展,提升档案资源利用率,实现档案信息资源共享。在利用可控化方面,档案查阅借助身份证信息读取设备,可自动登记查阅人身份信息及操作内容,保障档案利用的可追溯性。如需查阅特殊档案,则由区档案馆工作人员明确查阅数据的范围和内容,提请区档案馆负责人审核和授权后方可查阅利用。审核和操作过程全部存入日志备查,确保数字档案信息的可控和安全。

   新时代新征程,盐田区档案馆将深入学习贯彻习近平总书记对档案工作重要批示精神,牢牢把握深圳“双区建设”和综合改革试点重大历史机遇,坚持问题导向,找差距、补短板,提高自身软硬件实力,持续推进“数字转型”和“服务转型”,为档案事业高质量发展贡献智慧和力量。

   原载于《中国档案报》2023年7月10日 总第4007期 第四版