各街道办事处、中英街管理局，区直各单位，区法院、检察院，区属各企事业单位：

　　为进一步加强全区档案工作，督促各单位做好文件材料的年度归档和科学管理，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条列》等有关规定，区档案局决定在区内开展文件材料归档情况检查。现将有关事项通知如下：

　　一、检查时间

　　4月24日至5月18日

　　二、检查内容

　　（一）按照《盐田区属单位档案管理工作量化考核标准》（见附件1），对各区属单位档案管理工作的行政管理、基础业务、开发利用、信息化管理四个项目进行全面考核检查。重点对文书、专门、声像、实物等档案的收集完整程度、分类划期、整理质量、档案录入、档案扫描、档案保存等情况进行检查。

　　（二）按照盐田区纸质档案数字化技术规范要求，对各区属单位2016年度形成的归档文件的数字化工作进行考核检查。重点包括对扫描图像质量（分辨率应大于等于200dpi）、图像处理、图像存储（采用TIFF格式进行存储）等方面进行检查。

　　（三） 为切实加强涉密档案管理，确保国家秘密文件资料安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及上级有关规定，区档案局将加大对涉密档案整理的检查力度。主要检查内容：

　　1、是否严格执行中介公司聘用相关规定。密件必须由本单位指定工作人员整理。各单位须严格执行“标有密级且未经解密的涉密档案，不得交由服务公司整理、数字化”，须按要求与档案服务公司签订《保密协议书》。

　　2、涉密档案实体整理是否规范。档案整理须遵循“涉密文件一般紧跟在同一年度、同一保管期限的非涉密文件最后”原则。涉密文件不得与非涉密文件混装，涉密件必须单独装盒且在档案盒脊背最上方注明“涉密”二字。

　　3、涉密档案是否独立进行处理。涉密档案须由专门工作人员在独立的涉密电脑内进行登记著录，不能录入政务内网的档案系统，涉密档案密级等信息著录必须准确，著录时不得擅自定密、未经鉴定小组鉴定擅自升密或降密。

　　请各单位对本单位库房（档案室）的档案进行全面彻查，如存在以上问题须于4月28日前予以更正。

　　三、检查的组织实施

　　（一）4月24～28日，区档案局检查组登录“盐田区电子档案管理系统”对各单位档案整理情况进行检查。各单位认真填写《档案工作年度检查登记表》（一式2份），做好迎检准备。

　　（二）5月2～11日，检查组对区直机关单位的档案年末立卷工作进行全面检查。2～4日对在区行政中心办公的单位进行检查，7、8日对在区工青妇大厦办公的单位进行检查，9～11日检查其他单位。

　　（三）5月9～11日，请各街道对照《盐田区属单位档案管理工作量化考核标准》要求，自行组成检查组对下属文化站、图书馆、各社区工作站、居委会档案工作进行检查，并收集《档案工作年度检查登记表》，汇总填报《各街道数据统计表》（附件3）发送至档案局留言信箱。区档案局检查组暂定于14、15日对四个街道办事处的档案年末立卷工作进行全面检查，初定路线为14日上午沙头角街道、下午盐田街道；15日上午海山街道、下午梅沙街道。

　　（四）5月16日，对区委宣传部、区人力局的下属单位的档案年末立卷工作进行检查，17～18日对区卫计局等机关单位下属单位进行检查。请各主管单位认真督促、指导下属单位按时完成各项档案整理工作，并告知检查时间。区档案局组成若干检查组直接进行检查，不需要主管部门陪同检查。

　　（五）区法院、检察院档案工作检查时间定于5月末。区教育局下属学校的档案工作检查时间定于11月末。

　　请各有关单位高度重视，积极配合此次检查，在4月24日前做好相关迎检工作，各项检查时间不再另行通知。各项档案工作检查结束后，我局将对整个检查情况进行通报。

　　附件：1．盐田区属单位档案管理工作量化考核标准

　　2．档案工作年度检查登记表

　　3．各街道数据统计表

　　4. 盐田纸质档案数字化技术规范要求

　　盐田区档案局（馆）

2018年3月23日